Payment Automation

Die Payment Automation ist ein in das PMS-System von CiaoBooking integriertes Modul, das entwickelt wurde, um den gesamten Zahlungszyklus zu optimieren und zu automatisieren, vom Bestätigungsdatum bis zum Check-in-Datum.

PHASE 1: AKTIVIERUNG UND ERSTE KONFIGURATION

Bevor Sie die Payment Automation nutzen können, müssen Sie sie in Ihrem CiaoBooking-Konto aktivieren und konfigurieren.

  1. Gehen Sie zu Einstellungen -> Unternehmen. Klicken Sie auf EINSTELLUNGEN bei dem Unternehmen, bei dem Sie die Payment Automation aktivieren möchten, und wählen Sie dann "KONFIGURIEREN" in der Karte Zahlungsmethoden.
  2. Auf diesem Bildschirm finden Sie oben den Eintrag "Payment Automation" mit dem Anfangsstatus "inaktiv".
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Konfigurieren" neben "Payment Automation".

  4. Verbindung zu Stripe (KYC): Um Zahlungen zu akzeptieren, müssen Sie die Identitätsprüfung des Unternehmens über Stripe abschließen. Folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm, um den Aktivierungsprozess abzuschließen. Einige Details werden automatisch basierend auf den bereits in CiaoBooking vorhandenen Informationen ausgefüllt.

    📒HINWEIS: Während der Konfiguration ist es nicht möglich, Ihr bereits bestehendes Stripe-Konto zu verknüpfen, sondern es muss ein neues erstellt werden. Sie können jedoch dieselben Informationen wie bei Ihrem bestehenden Stripe-Konto verwenden, sowohl geschäftlich als auch für den Kontakt. 
    Manuell verwaltete Zahlungen (Kartenbelastungen oder Zahlungen, die über das Kundenportal beglichen werden) sind weiterhin sichtbar und verwaltbar über Ihr "altes" Stripe-Konto. Weitere Informationen hier: 
    Verwaltung und Überwachung von Zahlungen mit der Payment Automation

    Daraus folgt, dass Zahlungen, die über Payment Automation verwaltet werden, NICHT auf Ihrem "alten" Stripe-Dashboard sichtbar sind. 

     

PHASE 2: KONFIGURATION DER ALLGEMEINEN EINSTELLUNGEN DER PAYMENT AUTOMATION

Nach Abschluss der Aktivierung über die Verbindung zu Stripe müssen Sie die allgemeinen Einstellungen konfigurieren, um festzulegen, wie die Payment Automation die Zahlungen der Buchungen verwalten soll.

Sie sollten dann einen ähnlichen Bildschirm sehen: 



Sehen wir uns nun die verschiedenen Optionen im Detail an, die Sie konfigurieren können:

  • Ausgeschlossene Buchungstypen:
    • Dieses Dropdown-Feld ermöglicht es Ihnen, bestimmte Buchungskanäle auszuwählen, die Sie von der Payment Automation ausschließen möchten. Airbnb, Ihr Buchungs-Engine und virtuelle Kreditkarten sind bereits von der Quellenliste ausgeschlossen. Weiter unten erklären wir Ihnen wie. 
      ⚠️ Es wird empfohlen, booking.com auszuwählen, wenn booking.com selbst die Zahlungen per Überweisung auf Ihr Bankkonto verwaltet.
    • Wählen Sie aus der Liste die Kanäle aus, die ausgeschlossen werden sollen, damit deren Buchungen nicht automatisch vom Zahlungssystem verarbeitet werden. Zum Beispiel möchten Sie möglicherweise Kanäle ausschließen, die Zahlungen unabhängig verwalten oder einen anderen Ablauf erfordern.
  • Verwalten der Anzahlungsanforderungen bei Buchungsbestätigung:
    • Wenn Sie dieses Kästchen aktivieren, fordert das System automatisch eine Anzahlung an, sobald eine Buchung bestätigt wird. Der Anzahlungsbetrag basiert auf den Einstellungen des Tarifplans, der der Buchung zugeordnet ist. Sie können sehen, wie Sie Tarifpläne erstellen und auch wie Sie bereits aktive ändern, indem Sie hier klicken.
  • Sende Zahlungsanforderung bei Buchungsbestätigung:
    • Wenn Sie diese Option aktivieren, sendet das System die Zahlungsanforderung sofort nach der Buchungsbestätigung, auch bei erstattungsfähigen Buchungen. Wenn diese Option deaktiviert bleibt, erhalten nicht erstattungsfähige Buchungen sofort eine Zahlungsanforderungs-E-Mail bei Buchungserstellung, während erstattungsfähige Buchungen die Zahlungsanforderung erst nach Ablauf der Erstattungsfrist erhalten.

      Klicken Sie auf die Schaltfläche "Sende-Regeln entdecken", um weitere Informationen darüber zu erhalten, wann das System Zahlungsanforderungen an Ihre Kunden sendet. 
  • Erhalte Bestätigungs-E-Mails bei erfolgreichem Zahlungseingang geplanter Zahlungen:
    • Wenn Sie diese Option aktivieren, erhalten Sie jedes Mal eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn eine geplante Zahlung (wie eine Anzahlung oder der Restbetrag) erfolgreich vom System eingezogen wurde. Dies hilft Ihnen, Zahlungseingänge in Echtzeit zu verfolgen.

 

⚠️ DENKEN SIE DARAN ZU SPEICHERN

Nachdem Sie alle gewünschten Konfigurationen vorgenommen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche "SPEICHERN" oben rechts, um die Änderungen wirksam zu machen

❌ Wenn Sie auf das X oben rechts klicken, müssen Sie den Vorgang von vorne beginnen!

 

PHASE 3: NUTZUNG DER PAYMENT AUTOMATION

Nach Aktivierung und Konfiguration verwaltet die Payment Automation Zahlungen automatisch oder geplant, je nach den festgelegten Regeln und der Art der Buchung.

1. Funktionslogik nach Buchungstyp:

  • Direktbuchungen:
    ⚠️ SOFERN BEI DER ERSTELLUNG DAS FELD "ZAHLUNGSMETHODE" NICHT AUF "BARGELD", "ÜBERWEISUNG" ODER "BEI ANKUNFT" STEHT
    • Nicht erstattungsfähig: Das System fordert die Zahlung sofort bei der Buchung an. Wenn der Kunde die Zahlung nicht abschließt, werden automatische Mahnungen bis zum Ablauf oder zur Stornierung der Buchung gesendet.
    • Erstattungsfähig: Das System plant die Zahlungsanforderung für den Tag, an dem die Buchung nicht mehr erstattungsfähig wird. Bei Nichtzahlung werden automatische Mahnungen gesendet.
    • Split Payment: Wenn im PMS konfiguriert, kann das System Zahlungen in mehreren Transaktionen oder Phasen verwalten.
  • Buchungen von OTA (Online Travel Agencies):
    • Die Automatisierung ist standardmäßig aktiviert, es sei denn, der spezifische Kanal wurde in den Einstellungen ausgeschlossen.
    • Standard-OTA: Die gleiche Erstattungslogik wie bei Direktbuchungen gilt (Vorauszahlung für nicht erstattungsfähige, geplant für erstattungsfähige). Booking.com E-Mail-Aliase sind kompatibel, aber es kann erforderlich sein, auch die Domain pay.ciaobooking.com in den Sicherheitseinstellungen der Nachrichten von booking.com hinzuzufügen, indem Sie folgende Schritte ausführen:
      • Melden Sie sich bei Ihrem Gruppenkonto im Extranet an.
      • Wählen Sie auf der Startseite eine Unterkunft aus.
      • Klicken Sie auf "Unterkunft" und dann auf "Nachrichteneinstellungen".
      • Klicken Sie auf "Sicherheitseinstellungen".
      • Schließen Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung ab.
      • Klicken Sie auf "Link hinzufügen" und geben Sie diese URLs ein (auch ohne "https://" am Anfang):
      • pay.ciaobooking.com
      • Klicken Sie auf "Domain hinzufügen".
      • Um dieselben Einstellungen für alle Unterkünfte in Ihrem Konto anzuwenden, klicken Sie auf "Für alle Unterkünfte anwenden".
      • Überprüfen Sie die genehmigten Domains und klicken Sie im sich öffnenden Fenster auf "Für alle Unterkünfte anwenden".
    • OTA mit virtueller Karte (VC): Das System belastet die virtuelle Karte automatisch, sobald sie aktiviert wird, ohne dass ein manueller Eingriff der Unterkunft erforderlich ist.
  • Booking Engine:
    • Wenn der Gast über Ihre Buchungs-Engine bucht, verwendet das System die Kredit-/Debitkarte als Garantie, es wird jedoch sofort eine Vorautorisierung für zukünftige Belastungen durchgeführt. 
      Diese Autorisierung gewährleistet:
      1. Dass die Kredit-/Debitkartennummer gültig ist.
      2. Virtuelle "Einweg"-Kreditkarten werden nicht akzeptiert.
      3. Zukünftige Belastungen vom Kunden bereits genehmigt sind, wodurch eventuelle Streitfälle vermieden werden.
    • Nicht erstattungsfähig: Die Zahlung wird sofort nach Buchungsbestätigung eingezogen, dank der Vorautorisierung bei Buchungsbestätigung.
    • Erstattungsfähig: Es wird eine geplante Belastung für das Datum festgelegt, an dem die Buchung nicht mehr erstattungsfähig ist. Sollte die Belastung auf derselben Karte fehlschlagen (z. B. bei unzureichendem Guthaben), wechselt das System automatisch zur Option, einen Zahlungslink zu senden, genau wie bei Direkt- oder OTA-Buchungen. 

2. Verwaltung der Zahlungen innerhalb der Buchung:

Nach Erstellung einer Buchung können Sie die zugehörigen Zahlungen im Bereich "Zahlungen" im Detailbildschirm der Buchung anzeigen und verwalten.


Hier sehen Sie:

  • Zahlungen/Einnahmen: Details zu bereits geleisteten oder eingegangenen Zahlungen. Das System zeigt "Payment Automation" als Quelle an, wenn die Zahlung vom Modul verwaltet wurde.
    In diesem Bereich können Sie Zahlungen weiterhin auf herkömmliche Weise verwalten. 

  • Geplante Zahlungen: Eine Liste der Zahlungen, die das System zukünftig automatisieren wird, mit den geplanten Versanddaten, dem Status (z. B. geplant), dem Betrag und den verfügbaren Aktionen (Bearbeiten, Zahlungslink kopieren, Löschen).

    🔎Verfügbare Aktionen für einzelne geplante Zahlungen: 

    1. Überprüfen Sie die geplanten Zahlungsbenachrichtigungen: Durch Klicken auf das Augensymbol können Sie die Daten sehen, an denen Zahlungsanforderungen an den Kunden gesendet werden.


       
    2. Durch Klicken auf die drei Punkte rechts können Sie außerdem:
      1. Als bezahlt markieren: Wenn eine Zahlung manuell oder mit einer vom Automatisierungssystem nicht verwalteten Methode erfolgt ist, können Sie sie als bezahlt markieren. Das System erstellt dann sofort eine Zahlung im Bereich "Zahlungen/Einnahmen" und sendet keine weiteren Zahlungsanforderungen per E-Mail.
      2. Zahlungslink kopieren: Kopieren Sie einen Zahlungslink, denselben, den Ihr Kunde in den geplanten oder bereits gesendeten automatischen E-Mails findet. Sie können den Link verwenden, um eine Vorschau des Zahlungsbildschirms anzuzeigen oder ihn direkt an Ihren Kunden über andere Kanäle wie eine personalisierte E-Mail oder beispielsweise WhatsApp oder einen anderen Kanal senden.
      3. Löschen: Eine geplante Zahlungsanforderung stornieren.

    ➕ Erstellen Sie eine individuelle Zahlungsanforderung: 

    1. Klicken Sie auf "+HINZUFÜGEN"
    2. Geben Sie dem Zahlungsvorgang einen Namen und füllen Sie den Betrag aus
    3. Klicken Sie auf ERSTELLEN. 

    ⚠️ Der Kunde erhält SOFORT eine E-Mail mit der Zahlungsanforderung, in der der "Name" und der angeforderte Betrag angezeigt werden. 

    Auch für diese individuellen Zahlungsanforderungen sind alle oben genannten Optionen verfügbar.

HÄUFIG GESTELLTE FRAGEN (FAQ)

  • Was kostet die Payment Automation?
    Die Payment Automation ist ein kostenloser Service. Es werden lediglich die Standard-Transaktionsgebühren angewendet, die je nach verwendetem Zahlungsmittel variieren.
  • Wie lange dauert es, bis die Gelder eingehen?
    Die Gelder aus den Transaktionen werden wöchentlich auf Ihr Bankkonto überwiesen. Nach der Überweisung vergehen in der Regel einige Werktage, bis die Gelder tatsächlich auf Ihrem Konto verfügbar sind, abhängig von den Bearbeitungszeiten Ihrer Bank.
  • Wo finde ich die Rechnungen für die auf Zahlungen angewandten Gebühren? 
    Diese werden monatlich von unseren Systemen ausgestellt: Es handelt sich um reguläre elektronische Rechnungen, die Sie daher in Ihrem Austauschsystem finden.

  • Besteht ein Risiko von Zahlungsstreitigkeiten?
    Nein, das System verwendet 3DS-Transaktionen, um das Risiko von Streitfällen erheblich zu reduzieren. Belastungen auf virtuellen Karten sind von Streitigkeiten ausgenommen.

     

 

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