Gestione e monitoraggio dei pagamenti con la Payment Automation
Con la Payment Automation attiva, la gestione di tutte le transazioni si sposta dalla dashboard di Stripe alla sezione "Pagamenti" del menu principale di CiaoBooking. 💡Questa schermata diventa il tuo centro di controllo per monitorare lo stato di ogni pagamento.
📒NOTA IMPORTANTE
La sezione "Pagamenti" del menu principale di ciaobooking è la fonte di verità definitiva per tutte le transazioni**. Un pagamento registrato qui è la prova ufficiale che la transazione è avvenuta.
**Con "tutte le transazioni" si intendono:
- Pagamenti gestiti tramite payment automaion
- Link di pagamenti creati manualmente dal tab "PAGAMENTI" della singola prenotazione
- Pagamenti della tassa di soggiorno effettuati tramite link di self check-in.
ℹ️AL MENÙ PRICIPALE "PAGAMENTI" NON VEDRAI QUESTI PAGAMENTI (ma li vedrai sulla dashboard di stripe):
- Pagamenti addebitati direttamente sulla carta di credito del cliente manualmente ( 👉 Come prelevare o pre-autorizzare un importo dalla carta di credito)
- Pagamenti effettuati tramite la customer portal ( 👉 Customer portal (che cos'è?) )
Se per errore una registrazione di incasso viene eliminata dalla scheda "PAGAMENTI" all'interno di una prenotazione, il record originale e immutabile del pagamento rimarrà comunque presente e visibile nel menù principale "Pagamenti".
È quindi molto importante comprendere come la schermata principale "Pagamenti" interagisce con la singola prenotazione:
- Quando un cliente effettua un pagamento tramite la Payment Automation, lo del pagamento al menù principale "Pagamenti" passa da "Pianificato" a "Pagato".
- Contestualmente, il sistema crea una copia del pagamento effettuato all'interno del tab "PAGAMENTI", scheda "PAGAMENTI/INCASSI".
La pagina "Pagamenti Pianificati"
Questa pagina sostituisce a tutti gli effetti la sezione transazioni di Stripe e offre una visione completa di tutti i pagamenti (non soltanto quelli gestiti dalla payment automation ma anche delle tasse di soggiorno pagate tramite check-in online), che possono avere diversi stati:
- Da pagare: Richieste di pagamento pianificate e inviate, in attesa che il cliente saldi l'importo.
- Pagato: Transazioni completate con successo.
- Eliminato: Richieste di pagamento annullate manualmente (precedentemente come "Da pagare")
- Fallito: Tentativi di pagamento non andati a buon fine.
In questa sezione puoi utilizzare i filtri in alto per cercare pagamenti specifici per data, sorgente (es. Booking.com, CiaoBooking) o stato.
Azioni sui Pagamenti Pianificati
Cliccando sui tre pallini a destra di un pagamento "Da pagare", puoi eseguire diverse azioni:
- Contrassegnare come pagato: Utilizza questa funzione quando un cliente salda il pagamento con un metodo esterno all'automazione (es. bonifico bancario, contanti). Questo aggiornerà lo stato del pagamento a "Pagato" e interromperà l'invio di ulteriori solleciti.
- Copia link di pagamento: Copia il link univoco per inviarlo manualmente al cliente tramite email, WhatsApp o altri canali.
- Elimina: Annulla una richiesta di pagamento pianificata.