Revenue Share per Property Manager

Questa guida è dedicata ai Property Manager che utilizzano Ciaobooking. Un Property Manager, in questo contesto, è colui che gestisce in toto gli annunci per conto di terzi, opera sui portali online con la propria Partita IVA, incassa l'intero importo della prenotazione dagli ospiti e versa al proprietario un importo netto, trattenendo la propria quota di gestione e addebitando eventuali costi, commissioni ed eventualmente anche la cedolare secca secondo gli accordi.

Una configurazione corretta del Revenue Share in Ciaobooking è fondamentale per:

  • Calcolare automaticamente il netto spettante a ogni proprietario.
  • Generare report precisi per la rendicontazione.
  • Preparare la base per l'emissione dei documenti fiscali verso l'ospite e i documenti di riepilogo per il proprietario.

Nota Importante: Le impostazioni fiscali (aliquote IVA, esenzioni, ritenute) possono variare in base al tuo regime fiscale e agli accordi specifici con i proprietari. Consulta sempre il tuo commercialista o consulente fiscale dedicato per definire la configurazione corretta per la tua situazione. Ciaobooking fornisce gli strumenti per gestire queste configurazioni, ma non offre consulenza fiscale.

Segui questi passaggi per configurare il Revenue Share nel tuo account Ciaobooking:

Passaggio 1: Verifica l'IVA Preferenziale della Proprietà

L'aliquota IVA predefinita impostata per la proprietà influisce sul calcolo del Revenue Share.

  1. Accedi al tuo account Ciaobooking.
  2. Nel menu laterale sinistro, vai su Impostazioni.
  3. Clicca su Proprietà.
  4. Nella lista delle tue proprietà, clicca sul pulsante Impostazioni accanto alla proprietà che desideri configurare.
  5. Nella pagina delle Impostazioni Principali della proprietà, scorri verso il basso fino alle sezioni relative all'IVA.
  6. Verifica i campi IVA Preferenziale ed Esclusione IVA predefinita.
    • IVA Preferenziale: Imposta qui l'aliquota IVA che utilizzi per i tuoi servizi di gestione (comunemente 22%).
    • Esclusione IVA predefinita: Questo campo è solitamente utilizzato per la tassa di soggiorno (es. N1 - escluse ex art. 15). Se hai esenzioni IVA che si applicano a particolari voci (es. tassa di soggiorno), seleziona qui il codice di esenzione appropriato.
  7. Assicurati che i campi Scorpora IVA commissioni portale e Somma IVA commissioni portale (più in basso) non siano selezionati. Queste opzioni sono specifiche per i "Gestori".
  8. Clicca su MODIFICA (in alto a destra) per salvare le impostazioni della proprietà.

Ripeti questo passaggio per ogni proprietà che gestisci.

Passaggio 2: Crea o Modifica l'Anagrafica del Proprietario

È necessario associare ogni proprietà al suo proprietario per generare i report di Revenue Share.

  1. Nel menu laterale sinistro, vai su Impostazioni.
  2. Clicca su Aziende.
  3. Nella lista delle tue aziende, clicca sul pulsante Impostazioni accanto al nome della tua azienda.
  4. Nella pagina Impostazioni Azienda, clicca su CONFIGURA accanto a Anagrafica Proprietari.
  5. Nella pagina Anagrafica Proprietari, clicca su + AGGIUNGI per creare un nuovo proprietario, oppure clicca sul nome di un proprietario esistente per modificarlo.
  6. Nella schermata di creazione/modifica del proprietario:
    • Dati Personali: Specifica se il proprietario è un "Privato", "Azienda", o "Pubblica amministrazione". Compila almeno il Nome e Cognome (o Ragione Sociale) che appariranno nel report.

    • Proprietà: Associa il proprietario a una o più proprietà dall'elenco. Seleziona la/le proprietà appropriate.

      Nota: Una singola proprietà può essere associata a un solo proprietario per i calcoli automatici del Revenue Share.

    • Accesso Portale: Puoi associare un utente Ciaobooking al proprietario se desideri fornirgli un accesso limitato a un portale dedicato per visualizzare prenotazioni e report.
    • Fatturazione:
      • IVA: Inserisci la percentuale IVA (es. 22%) che si applica sulla tua commissione (Revenue Share) e sulla commissione OTA quando ricarichi/addebiti il costo al proprietario, se previsto dagli accordi.
      • Addebita commissione OTA: Seleziona questa opzione se accordi con il proprietario di detrarre dal suo netto il costo delle commissioni che paghi ai portali OTA per quella prenotazione.
      • Sostituto d'imposta: Seleziona questa opzione e specifica la percentuale (es. 21%) se devi trattenere una ritenuta d'imposta sul netto spettante al proprietario (cedolare secca).
  7. Clicca su CREA o MODIFICA per salvare l'anagrafica del proprietario.

Ripeti questo passaggio per ogni proprietario.

Passaggio 3: Definisci le Regole di Revenue Share

Qui stabilisci la percentuale della tua quota di gestione.

  1. Nel menu laterale sinistro, vai su Impostazioni.
  2. Clicca su Proprietà.
  3. Clicca sul pulsante Impostazioni accanto alla proprietà desiderata.
  4. Nella pagina Impostazioni Principali, clicca su CONFIGURA accanto a Revenue Share.
  5. Scorri fino alla sezione in basso "Revenue Share" e clicca + AGGIUNGI.
  6. Nella finestra "Crea Revenue Share":
    • Stagionale / Da / A: Se la quota varia in base al periodo, puoi impostare regole diverse specificando le date di inizio e fine validità.
    • Tipologia: Scegli a quale tipologia di calcolo applicare, se importo fisso o percentuale.
    • Tipo: Seleziona Percentuale (o Importo Fisso se applicabile, in questo caso l'importo può essere per notte o per prenotazione).
    • Importo: Inserisci la percentuale della tua quota (es. 20 per il 20%).
    • Calcolato su  (SOLO PER LE REGOLE IN PERCENTUALE): Definisci la base di calcolo per la tua percentuale:
      • Includi extra nel calcolo: Seleziona se la tua percentuale si applica anche sugli importi degli extra venduti all'ospite.
      • Includi prezzo pulizia: Seleziona se la tua percentuale si applica anche sull'importo delle spese di pulizia PAGATE DAL CLIENTE.
      • Detrai commissioni OTA: Seleziona questa opzione se la tua percentuale viene calcolata al netto delle commissioni OTA. (ESEMPIO se la prenotazione è 100 EUR e la commissione di booking è 10 EUR, la tua percentuale sarà calcolata su 90 EUR)
  7. Clicca CREA.

Passaggio 4: Aggiungi Costi Dinamici Addebitati al Proprietario

Questa sezione ti permette di configurare costi (es. pulizie finali, manutenzioni) che desideri addebitare al proprietario e che verranno sottratti dal suo netto nel report.

  1. Nel menu laterale sinistro, vai su Impostazioni.
  2. Clicca su Proprietà.
  3. Clicca sul pulsante Impostazioni accanto alla proprietà.
  4. Nella pagina Impostazioni Principali, clicca su CONFIGURA per la card Costi.
  5. Nella pagina Costi Proprietà, clicca su CONFIGURA accanto a Costi Dinamici.
  6. Nella pagina Costi Dinamici, clicca su + AGGIUNGI.
  7. Nella finestra "Crea Costo Dinamico Tipologia":
    • Tipologia: Scegli a quale tipologia di alloggio si applica questo costo.
    • Tipo: Scegli quando viene applicato il costo (es. "Per Checkout" per la pulizia finale).
    • Categoria: Assegna una categoria (es. "Pulizia Checkout").
    • Competenza: È FONDAMENTALE selezionare Proprietario qui. Questo indica al sistema che il costo è a carico del proprietario e deve essere detratto dal suo netto.
    • Descrizione: Inserisci una descrizione del costo.
    • Importo: Inserisci l'importo del costo (es. 60).
    • IVA INC / IVA ESC: Specifica se l'importo è IVA inclusa o IVA esclusa (il sistema utilizzerà l'IVA Preferenziale della proprietà se scegli IVA Esclusa).
  8. Clicca CREA.

Ripeti questo passaggio per ogni costo dinamico che desideri addebitare al proprietario e per ogni tipologia/proprietà a cui si applica.

Passaggio 5: Rigenera i Dati del Revenue Share e dei Costi Dinamici

Questo passaggio è essenziale per applicare le regole e i costi configurati alle prenotazioni già presenti o a quelle future che non li hanno ancora calcolati.

  1. Per Revenue Share:
    • Vai su Report > Revenue Share.
    • Seleziona la Proprietà.
    • Nel campo Da, seleziona una data antecedente alle prenotazioni che vuoi ricalcolare (es. 01/01 dell'anno corrente o una data precedente se necessario).
    • Clicca RIGENERA.
  2. Per Costi Dinamici:
    • Vai su Impostazioni > Proprietà > Impostazioni > Costi > Costi Dinamici.
    • Nel campo Data, seleziona una data antecedente alle prenotazioni che vuoi ricalcolare (uguale o precedente a quella usata per il Revenue Share).
    • Clicca RIGENERA.

La rigenerazione potrebbe richiedere qualche minuto a seconda del numero di prenotazioni.

Passaggio 6: Visualizza e Verifica il Report di Revenue Share

Ora puoi controllare che la configurazione sia stata applicata correttamente.

  1. Nel menu laterale sinistro, vai su Report.
  2. Clicca su Revenue Share.
  3. Seleziona la Proprietà, il Periodo di interesse (Da/A) e il Riferimento Data.
  4. Clicca APPLICA.
  5. Analizza il report generato.
    • La tabella "Prenotazioni" mostra il dettaglio per ogni prenotazione nel periodo.
    • Controlla le colonne: Prezzo Camera, Prezzo Pulizia, Commissione OTA (se detratta), Costi Unità/Limiti (altri costi dinamici), R. Share (la tua quota di Revenue Share), Cedolare (se hai configurato il sostituto d'imposta), Netto Proprietario.
    • Verifica che il calcolo del Netto Proprietario corrisponda a [Prezzo Totale Prenotazione] - [Commissione OTA (se detratta)] - [Costi Dinamici a carico Proprietario] - [La tua Quota di Revenue Share] - [Cedolare (se applicata)].

Il riepilogo nella parte superiore ("Ricavi" e "Costi") ti dà una visione aggregata. Il grafico mostra la ripartizione tra netto proprietario, quota di revenue share applicata e costi trattenuti dal netto proprietario. 

Questo report può essere esportato in file Excel per applicare ulteriori calcoli personalizzati, o stampato direttamente. 

Passaggio 7: Configura i Documenti (Fattura/Ricevuta e Documento Proprietario)

Prepara il sistema per l'emissione automatica o manuale dei documenti.

  1. Nel menu laterale sinistro, vai su Impostazioni.
  2. Clicca su Proprietà.
  3. Clicca sul pulsante Impostazioni accanto alla proprietà.
  4. Nella pagina Impostazioni Principali, clicca su CONFIGURA accanto a Revenue Share (di nuovo, è la stessa pagina, ma ora configuriamo la parte alta).
  5. Ecco come configurare i diversi campi disponibili:
    • Raggruppa importi: Decidi se mostrare le voci con IVA inclusa raggruppate (utile per fatture più pulite per l'ospite).
    • Includi [voce] nel documento > Property Manager: Seleziona quali voci (Extra, Commissioni OTA, Pulizie, Tassa Soggiorno) devono apparire nel Documento Fiscale emesso a tuo nome verso l'ospite. Solitamente si includono Extra, Pulizie, e Tassa Soggiorno (spesso con esenzione IVA specifica).
    • Includi [voce] nel documento > Proprietario: Seleziona quali voci (Extra, Commissioni OTA, Pulizie, Tassa Soggiorno) devono apparire nel Documento di Riepilogo inviato DAL proprietario.
    • Descrizione [voce]: Utilizza questi campi per personalizzare le descrizioni delle voci nei documenti. Per il campo "descrizione Revenue share" puoi anche usare i bottoni sotto per inserire campi dinamici.
    • % Revenue Share IVA esclusa e Commissione IVA esclusa: Controlla che gli switch in basso siano impostati correttamente in base a come hai configurato l'applicazione dell'iva e le commissioni OTA nell'anagrafica proprietario. Se hai infatti addebitato un'iva del 22% per Revenue share e commissioni ota nell'anagrafica proprietario, queste voci dovresti attivarle entrambe.
  6. Clicca SALVA in alto a destra per salvare le configurazioni dei documenti.

Passaggio 8: Genera e Verifica i Documenti

Ora puoi testare la generazione dei documenti per vedere l'aspetto finale.

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